Bu tasarım
temsilcilerin modemler aracılığı ile internet teknolojilerini
kullanarak merkezle haberleşebildiği bir teknolojik altyapı ile
desteklenmiştir.
FFA’nin kanımızca en önemli özelliği, Field Force kavramına getirdiği
kapsamlı iş akış modeli’dir.
Sahadan temsilciler aracılığı ile gelen doktor , kurum , ünite
, eczane bilgileri, bunların hasta potansiyelleri, donanım parkları
gibi bilgiler merkezde derlenerek stratejik kararlara destek olacak
bir veritabanında toplanır.
Bu kapsamlı veritabanı üzerinden dönemsel olarak tanıtım faaliyetleri
planlanır.
Temsilcilerin günlük olarak yürüttükleri her türlü tanıtım faaliyetine
ilişkin bilgi merkeze aktarılır.
Böylelikle planlanan ve gerçekleşen faaliyetlerin oranları adım
adım izlenebilir. Pazar içindeki gelişimin/rakiplerin faaliyetlerinin
karşılaştırmalı takibi yapılabilir. Çalışmaları geliştirme yöntemleri
oluşturulabilir.
Kısaca FFA, kapsamlı veritabanı üzerinden bilgi’ye ulaşmanızı,
bu bilgi üzerinden planlama yapmanızı, faaliyetlerinizi planla
karşılaştırmalı olarak izlemenizi, dolayısı ile sahayı denetlemenizi,
teknolojik olanakları sonuna kadar kullanarak tanıtım faaliyetlerindeki
toplam verimliliğinizi arttırmanızı sağlar.
Bilgi
FFA veritabanı öncelikle aşağıdaki
bilgileri içermektedir.
Doktor
Doktor veritabanında aşağıdaki bilgiler tutulmaktadır.
Genel
Bilgiler |
Ek
Bilgiler |
Özel
Bilgiler |
| Bölge |
Mezuniyet
Kurumu |
Doğum
Tarihi |
| Mümessil
|
Mezuniyet
Tarihi |
Cinsiyeti |
| Ad
Soyadı |
İhtisas
Kurumu |
Medeni
Hali |
| Unvan |
İhtisas
Tarihi |
Evlilik
Tarihi |
| Görev
|
Üye
Olduğu Dernekler |
Çocuk
Sayısı |
| İhtisas
|
Bağlı
Olduğu Komite |
|
| Kurum |
Okuduğu
Yayınlar |
|
| Ünite
|
Özel
Zevkleri |
|
| Çalışma
Yerindeki Etkinlik |
Bildiği
Yabanci Diller |
|
| Yeniliklere
Yaklaşımı |
Temsil
Ettiği Ekol |
|
| Adres |
Üye
Olduğu Spor Klüpleri |
|
| Telefon,
fax, e-mail |
İzlenme
durumu |
|
Ayrıca her bir doktorun hasta potansiyeli, yatırım,
donanım bilgileri de ayrıntılı olarak izlenebilmektedir.
Doktor Bilgi Giriş Formu
Eczane
Eczane veritabanında aşağıdaki bilgiler
tutulmaktadır;
Bölge
Eczane adı
Eczacı adı
Adres bilgileri
Ziyaret tarihi
Ayrıca her bir eczanenin
reçete potansiyeli de ayrıntılı olarak izlenebilmektedir.
Eczane Bilgi Giriş Formu
Kurum
Kurum veritabanında aşağıdaki bilgiler
tutulmaktadır;
Bölge
Kurum adı
Kurumsal grubu
Adres bilgileri
Başhekim adı , telefonu
Başeczacı adı , telefonu
Sayman adı , telefonu
Kurum Bilgi Giriş Formu
Ünite
Kurumlar, üniteler bazında da izlenebilmektedir.
Ünite veritabanında aşağıdaki bilgiler tutulmaktadır;
Bölge
Ünite adı
Bağlı olduğu kurum
Ünite grubu
İhtisası
Ünite Yöneticisi
Adres bilgileri
Ayrica her bir ünitenin
hasta potansiyeli, yatirim, donanim bilgileri de ayrintili olarak
izlenebilmektedir.
Ünite
Bilgi Giriş Formu
Rakip
Rakip Firma veritabanında asağıdaki bilgiler
tutulmaktadır;
Rakip adı
Adres bilgileri
Telefon , fax , e-mail
Temsilci sayısı
Araç sayısı
Ayrıca her bir rakibin ürünlerine
ilişkin bilgilerde tutulmakta, ürünlerin reçete
potansiyeli izlenebilmektedir.
Rakip Bilgi Giris Formu
Rakip Ürün Bilgi
Giris Formu
Potansiyel
Her doktor/ünitenin ihtisas ve endikasyonlara göre toplam ilaç
potansiyeli ve her endikasyona göre sizin ve rakiplerinizin ilaç
isimlerine göre ayrıntılı ilaç potansiyeli bilgileri tutulmaktadir.
Kurum veritabanında aşağıdaki bilgiler tutulmaktadir;
Ürün İhtisasi
Ürün Grubu
Endikasyon
Toplam Reçete
Ürün Adı
Potansiyel
Rakip Ürün Adı
Rakip Ürün Potansiyeli
Potansiyel Bilgi Giriş
Formu
Yatırım
Her doktor/ünite için sizin ve rakiplerinizin yaptığı yatırımlar
ile ilgili aşağıdaki bilgiler tutulmaktadır;
Yatırımların Nedenleri
Türü
İlişkili Olduğu İlaç Adı
Maliyeti
Tarihi
Yatırım Bilgi Giriş Formu
Donanım
Her doktor/ünitenin sahip olduğu donanım ile ilgili aşağıdaki bilgiler
tutulmaktadır;
Türü
Markası
Maliyeti
Donanım Bilgi Giriş Formu
Planlama
FFA’nın en önemli özelliklerinden biri de planlama fonksiyonudur.
Tanıtım Planı
Merkez doktorların ihtisaslarına ve ziyaret sıklığına göre genel
bir plan oluşturabilmektedir. Belirlenen niteliklere sahip doktorlar
için tanıtılması gereken ürünleri ve bu ürünlerle birlikte verilecek
tanıtım malzemelerini belirlemektedir. Merkezin dönemsel olarak
belirleyeceği tanıtım planları mümessillere ziyaretlerinde bir program
oluşturmaktadır.
Tanıtım Planı Formu
Planlı Ziyaret
Her mümessil ziyaret edeceği doktorları kendisi girmektedir. Bu
doktorların niteliğine göre ziyaret edeceği sıklığı ve bu sıklıkta
ziyaretlere başlayacağı tarihi belirledikten sonra belirlediği
sıklıktaki gün sayısına göre ziyaret etmesi gereken doktorların
listesi mümessile sunulmaktadır.
İzleme
Rakip ile Karşılaştırmalı Potansiyel
Ziyaret edilen doktor ve ünitelerin aylık ilaç potansiyel takibi
yapılabilmektedir. Her doktor/ünitenin ihtisas ve endikasyonlara
göre ilaç potansiyeli ve her endikasyona göre sizin ve rakiplerinizin
ilaç isimlerine göre ayrıntılı ilaç potansiyeli takip edilebilmektedir.
________________________________________
Rakip ile Karşılaştırmalı Yatırımlar
Her doktor/ünite için sizin ve rakiplerinizin yaptığı yatırımların
nedenleri , türleri , ilişkili olduğu ilaç adı , maliyetleri ,
tarihleri ile takibi yapılabilmektedir.
________________________________________
Ziyaret Edilen Doktor ve Eczaneler
Mümessillerin ziyaret ettiği doktorların amaçlarınıza yönelik
niteliklere sahip olup olmadıklarını izleyebilmektesiniz.
Ziyaret Planı Formu
Denetim
Ziyaret Realizasyonu
Mümessillerin ziyaretlerinin realizasyonunu ve bölgesel ve genel
toplama oranını izleyebilmektesiniz.
________________________________________
Ziyaret Bilgileri
Ziyaretlerin planlanan tarihleri ve gerçekleşen tarihleri ile
birlikte izlenebilmektedir. Ayrıca gerçekleştirilen ziyaretlerin
merkezi plana uyup uymadığı kontrol edilebilmektedir.
________________________________________
Plan Dışı Ziyaret Takibi
Planlı olarak yapılan doktor ve eczane ziyaretleri dışında gerçekleştirilen
diğer ziyaretler de girilebilmektedir.
________________________________________
Tanıtım Malzemesi Sarfiyatı
Planlı ziyaretlerde dışında harcanan tanıtım malzemelerinin hangi
sebeple ne miktarda harcandığı da izlenebilmektedir.
________________________________________
Masraf
Mümessil ve bölge müdürlerinin günlük olarak yaptığı bütün harcamalara
ve günlük otomobil kilometre bilgileri kontrol edilebilmektedir.
________________________________________
Çalışılmayan Günler
Merkezi , bölgesel , kişisel çalışılmayan günler girilebilmekte
ve istenilen tarih aralığında takibi yapılabilmektedir.
________________________________________
Dağıtılan Tanıtım Malzemesi Maliyeti
Ziyaretlerde dağıtılan tanıtım malzemelerinin toplam miktarları
ve maliyeti genel , bölgesel ve mümessil bazında alınabilmektedir.
Teknoloji
İletişim Teknolojisi
Merkez ile bölgeler-mümessiller arasındaki iletişim bu sistemle
birlikte kurulan yerel ağ ile sağlanmakta ve istenilen tarih aralıklarında
kayıtlar yerel ağ üzerinden transfer edilmektedir. Yerel ağ ile
dosya transferinde telefon hatları kullanılmaktadır. Telefon hatlarında
meydana gelebilecek sorunlarda merkezle iletişimin kopmaması için
disket ile aktarım da opsiyon olarak bulunmaktadır.
Gönderilen ve alınan dosyalar ve içerikleri merkez tarafından
belirlenmektedir. Bölgelerde ve mümessillerde hangi bilgilerin
bulunması gerekiyorsa merkez bu kısıtlamaları belirleyebilmektedir.
Çoklu Dil Desteği
Programın bir diğer esnek yapısı da içerdiği başlıkların istenildiği
zaman değiştirilebilme imkanını kullanıcıya sunmasıdır. Bu esneklik
de programın çoklu dil desteği ile çalışılabilir kılmaktadır. Programdaki
kelime karşılıklarına istenilen dilde karşılıkları yazılarak tercih
edilen dilde çalıştırılması sağlanabilmektedir.
________________________________________
Bilgi Giriş Kriterlerinin Merkezden Belirlenebilmesi
Kullanıcıların bilgi girişlerinde kullanacakları kriterler merkez
tarafından belirlenmekte ve bilgilerin saklanmasında standardizasyon
sağlanmaktadır. Böylelikle şirketin ihtiyacına cevap vermeyen
bilgilerin kullanılması engellenmektedir. Bu da bilgilerin incelenmesinde
sadelik ve anlaşılırlık sağlamaktadır.
________________________________________
Güvenlik Şifresi
Programın sadece istenilen kişiler tarafından kullanılmasını sağlamak
için programın başlangıcında kullanıcının girmesi gereken ve istediği
zamanda değiştirebileceği giriş şifresi bulunmaktadır. Aynı özelliklerdeki
güvenlik şifresi Merkezde bulunan Server ile iletişim için mevcuttur.
________________________________________
Bilgilerin Giriş ve Son Değiştirilme Tarihlerini Tutabilme
Kullanıcıların her girdiği yeni bilgiyi kaydetme tarihi ve varolan
bilgiyi son değiştirme tarihi saklanmakta ve istenildiği zaman
bu bilgilere ulaşılma imkanı bulunmaktadır.
________________________________________
Farklı Yetkideki Kullanıcı Grupları
Program her kademedeki kullanıcı için önceden belirlenen kriterlerle
farklı modüllerde çalışmakta ve kullanıcının sadece ulaşması gereken
kayıtlara ulaşmasını sağlamaktadır. Program standart olarak 4
farklı kullanıcı modunda çalışmaktadır ( Merkez , Bölge , Mümessil
, Analiz ). Her kullanıcı modunun bilgi erişim hakları farklıdır.
Bölge ve Mümessil modu kullanıcıları sadece ulaşması gereken kayıtlara
ulaşmakta ve bu kayıtlarda işlem yapabilmekte , bütünleşmiş haldeki
kayıtlara Merkez ve Analiz modu kullanıcıları tarafından erişilebilmektedir.
Sistem Gereksinimleri
Kullanıcı Gereksinimleri
Merkez ve Analiz kullanıcıları için;
Windows 95/98/XP veya Windows NT Workstation işletim sistemi
TCP/IP Client
Bölge ve Mümessil kullanıcıları için;
Windows 95/98/XP işletim sistemi
TCP/IP Client
RAS Client
Server Gereksinimleri
Windows NT Server
SQL Server
Internet Information Server
FTP Server
RAS Server
Verimlilik...
Sonuç olarak FFA, bilgi, planlama, izleme, denetim ve teknolojiyi
bir araya getirerek firmanızı verimliliğe götüren yolu açar...
